Zeitfresser Meetings?

Kürzlich antwortet eine Mitarbeiterin beim Kunden auf die Frage nach Zeitfressern: „Meetings!“

Auf der einen Seite freut man sich über viel Kommunikation in Unternehmen (was übrigens auch im Mittelstand nicht selbstverständlich ist), auf der anderen Seite wurde mir wieder einmal klar, dass ein paar Basis-Regeln zur Meeting-Kultur zu wenig bekannt oder zumindest nicht beachtet werden.

Die erste Haupt-Regel ist: nackte Informationen ohne großen Diskussionsbedarf sollten weitestgehend digital verteilt werden! Dann weiß man auch, dass alle sie bekommen haben. Und Mitarbeiter wissen, wo die Fakten stehen.

Die zweite Haupt-Regel lautet, jedem typischen Charakter eines Meetings eine bestimmte Form zuzuweisen.

Die drei wichtigsten Typen von Besprechungen sind:

a) Der schnelle Austausch über Marktinformationen und Tagesgeschäftsthemen. Hierzu bietet sich ein schnelles Treffen im Stehen zu einem festen Zeitpunkt („Immer Montags 08.15 Uhr“) an einem festen Ort an. Dauer: 10 – 30 Minuten.

b) Komplexere Projekt- oder Fachgruppensitzungen. Diese werden erfolgreich mit einer festen Agenda (mit Zeitplan), einer klaren Moderation und Ergebnisprotokollen.

c) Erarbeitung konzeptioneller Themen. Unbedingt hilfreich ist hierzu die komplette Abschottung, am besten sogar außer Haus. Handys werden komplett ausgeschaltet. Ein „kreatives Umfeld“ und die Nutzung von Kreativtechniken können ebenfalls helfen. Aber auch hier kommen Sie um eine klare Formulierung der nächsten Schritte mit Fixierung in einem Protokoll nicht herum.

Vermutlich haben Sie das alles schon einmal gehört. Aber wenden Sie es in Ihrem Unternehmen auch an? Allein die Handy-Regel wird leider auch von Top-Führungskräften immer wieder gnadenlos unterlaufen.

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